سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
در عصر جدید، با توجه به پیشرفت تکنولوژی و تسریع کارها، روشهای سنتی نمیتوانند جایی در زندگی جدید داشته باشند. به همین دلیل مدیران برای بهبود سطح مدیریتی و نظارت بهتر بر عملکرد پرسنل و در نتیجه سرعت بخشی کار مراجعه کنندگان به سمت سیستم اتوماسیون اداری روی آورده اند.
سیستم های اتوماسیون اداری، با خودکار سازی بسیاری از مکاتبات اداری قادر به صرفه جویی های قابل ملاحظه ای در سازمان می گردند. این صرفه جویی ها می تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتیجه کاهش بسیاری از مشکلات، استفاده درست از نیروها در مکانهایی که واقعا نیاز به حضور آنها باشد، کاهش تجهیزاتی نظیر چاپگر و فکس و … باشد. با خودکار شدن فرآیندها و ثبت لحظه ای اقدامات، از انجام بسیاری از تخلفات احتمالی نیز پیش گیری می شود. با استفاده از این سیستم ها مدیران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزییات فعالیت کارکنان خود نظارت داشته باشند. البته همه این موارد منوط به کامل بودن سیستم و استقرار درست و صحیح آن در سازمان می باشد.
تعریف سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری ابزاری است که داده ها را قادر می سازد بدون دخالت و
عدم دقت بشر به تنهایی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها
به سازمانها کمک می کنند تا وظایف و فرایندهای روزمره را به طور ایمن جمع آوری ، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند.
البته برای اتوماسیون اداری تعاریف متعددی انجام شده است از جمله
ویکی پدیا : اتوماسیون اداری به ماشین آلات و نرم افزارهای رایانه ای متنوعی گفته می شود که برای ایجاد دیجیتال
، جمع آوری ، ذخیره ، دستکاری و پخش اطلاعات دفتری مورد نیاز برای انجام کارهای اساسی استفاده می شود.
ذخیره سازی داده های خام ، انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی از فعالیت های
اساسی سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری به بهینه سازی یا خودکارکردن رویه های موجود
دفتر کمک می کند.
بخوانید: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
در ویکی پدیا فارسی به آن خودکارسازی اداری گفته شده و اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از روشهای
کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه گفته شده که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری
به کار گرفته می شود.
بخش های سیستم اتوماسیون اداری
سیستم های اتوماسیون اداری این روزها گسترش پیدا کرده و فقط ثبت نامه ها را برعهده ندارد و شامل
زیر سیستم های مختلفی می باشد...
برای مشاهده کامل مطلب به وبسایت سماتوس مراجعه کنید.